Presentar resumen de datos con totales y subtotales, utilizando el nivel de detalle requerido.
Calcular totales y subtotales utilizando niveles en Excel
Podemos hacer que Excel calcule subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo.
Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga datos sobre cosecha diaria de naranjas (en kg) en un lapso de cuatro semanas, primero se puede ordenar las cantidades cosechadas por semana y luego por día.
En seguida, seleccionamos todas las celdas que contienen datos y abrimos el cuadro de diálogo Subtotales, en el menú Datos, comando Subtotales.
En el cuadro de diálogo Subtotales puedes elegir la columna en la que desees basar los subtotales (como por ejemplo para cada uno de los valores distintos de la columna Semana), el cálculo de resumen que desea realizar(suma, promedio, cuenta, producto, min, max) y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse.
Por ejemplo (como se muestra en la imagen), podrías calcular los subtotales de la cantidad de kg cosechados en cada semana.
Una vez definidos los subtotales, aparecen en la siguiente hoja de cálculo.
Como muestra la imagen, cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo, Excel también define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales.
Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que corresponden a una semana, por ejemplo, aparecen en un grupo por separado.
La sección de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puedes utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas.
En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:
Botones Ocultar detalles. Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para ocultar detalles junto a dicho grupo.
Botones Mostrar detalles. Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles . Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo.
Botones Nivel. Cada uno de los botones de nivel numerados representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic.
La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior.
Nivel
Descripción
1Total general
2 Subtotales de cada grupo
3 Filas de la hoja de cálculo
En la hoja de cálculo presentada en la imagen anterior, al hacer clic en el botón de nivel 2 se ocultarían las filas que contuvieran datos sobre las cosechas diarias, pero quedarían visibles en la hoja de cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las filas que contienen los subtotales de cada cosecha (nivel 2).
Si se hace clic en el nivel 1, sólo se mostraría el Total general.
Calcular totales y subtotales utilizando niveles en Excel
Podemos hacer que Excel calcule subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo.
Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga datos sobre cosecha diaria de naranjas (en kg) en un lapso de cuatro semanas, primero se puede ordenar las cantidades cosechadas por semana y luego por día.
En seguida, seleccionamos todas las celdas que contienen datos y abrimos el cuadro de diálogo Subtotales, en el menú Datos, comando Subtotales.
En el cuadro de diálogo Subtotales puedes elegir la columna en la que desees basar los subtotales (como por ejemplo para cada uno de los valores distintos de la columna Semana), el cálculo de resumen que desea realizar(suma, promedio, cuenta, producto, min, max) y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse.
Por ejemplo (como se muestra en la imagen), podrías calcular los subtotales de la cantidad de kg cosechados en cada semana.
Una vez definidos los subtotales, aparecen en la siguiente hoja de cálculo.Como muestra la imagen, cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo, Excel también define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales.
Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que corresponden a una semana, por ejemplo, aparecen en un grupo por separado.
La sección de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puedes utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas.
En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:
Botones Ocultar detalles. Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para ocultar detalles junto a dicho grupo.Botones Mostrar detalles. Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles . Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo.
Botones Nivel. Cada uno de los botones de nivel numerados representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic.
La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior.
Nivel
Descripción
1Total general
2 Subtotales de cada grupo
3 Filas de la hoja de cálculo
En la hoja de cálculo presentada en la imagen anterior, al hacer clic en el botón de nivel 2 se ocultarían las filas que contuvieran datos sobre las cosechas diarias, pero quedarían visibles en la hoja de cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las filas que contienen los subtotales de cada cosecha (nivel 2).
Si se hace clic en el nivel 1, sólo se mostraría el Total general.
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